27 sep 2021

Info til spørsmål stilt på GF 2021

Koronasituasjonen har gjort det umulig å arrangere normale generalforsamlinger med personlig oppmøte i 2020 og 2021. De digitale generalforsamlingene, særlig den i år har bidratt til at flere spørsmål er luftet, og her er noen tilbakemeldinger på disse.

1) Informasjon/kommunikasjon generelt

Styret kan alltid bli bedre på å informere. De to siste årene har det ikke vært mulig å gjennomføre normale beboermøter etter generalforsamlingen, der spørsmål ble besvart ut. Informasjon om saker behandlet på styremøte vil publiseres på nettstedet, http://www.fjellhushaugen.no  fra og med i høst. Der kan en registrere seg for å få melding når nye artikler legges inn.

De som har mulighet for å motta info fra boligselskapet elektronisk må registrere seg på https://vibbo.no/fjellhushaugen-boligsas  og gi tillatelse til å motta info elektronisk.

De som ikke kan motta elektronisk info fra boligselskapet kan gi beskjed til styret i postkassen ved siden av vaskeriet i kjelleren PH 46.

Meldinger til styret sendes med epost til styret@fjellhushaugen.no eller i postkasse PH 46 eller på SMS til en i styret.

2) Møteform årsmøte

Enhver i boligselskapet kan til enhver tid melde seg til tjeneste for styrearbeid enten til valgkomite (valg@fjellhushaugen.no), styret eller til forretningsfører, som tar dette med til styret når styret setter sammen innkallingen til generalforsamlingen. En må ikke vente til fristen for innkomne forslag som normalt er i april. Ved fysiske møter er det mulig å fremme benkeforslag der og da, ved digitale møter slik lovverket åpnet for i 2020 er ikke dette mulig. Innkallingene til de digitale generalforsamlingene er imidlertid klare og baserer seg på den digitale løsningen vår forretningsfører har lagt opp til. 

Ved årets generalforsamling ble innkallingen godkjent med 30 stemmer, en mot og seks avholdende.

Styret regner med at neste årsmøte blir gjennomført med som vanlig, ved fysisk oppmøte, som normalt.

3) Innkomne saker

Innen de oppgitte fristene er det kommet inn flere forslag til de digitale generalforsamlingene som har vært avholdt i 2020 og 2021. 

Målet er at innkomne saker som krever deltakelse fra aksjeeierne skal behandles på ordinær generalforsamling i 2022.

4) Styrehonorar

Styrehonoraret fastsettes av generalforsamlingen. Hvem som helst kan foreslå endringer. I en artikkel i «Bolig&Miljø» som utgis av vår forretningsfører, Obos Eiendomsforvaltning AS, nr. 4/21, framgår at et gjennomsnittlig styrehonorar ligger på 1500 kr per bolig, basert på en sammenligning av regnskapstall fra 3300 boligselskap. For Fjellhushaugen gir dette 1500x75= 112.500 kr. Selskapet betaler arbeidsgiveravgift av honoraret, mottakerne opparbeider ikke rett til feriepenger. Styrehonoraret I Fjellhushaugen er nå på 100.000 kr.

5) Tillitsvalgte

Siden 2011 har styret i Fjellhushaugen Boligselskap AS vært preget av kontinuitet. Generalforsamlingene har ikke vært preget av den ubehagelig lange stillheten når en har kommet til kapitlet valg. Styremedlemmene har i ti år tatt gjenvalg med unntak av to styremedlemmer som er rekruttert inn i styret av valgkomiteen når andre har valgt å trekke seg. Hver vår mottar alle aksjeeiere brev fra styret/forretningsfører der det gis en frist for å foreslå saker som en ønsker skal tas opp i generalforsamlingen. Dette gjelder alle saker også saker knyttet til valg av tillitsvalgte. Fristen skyldes at saker fremmet innen fristen skal skrives inn i innkallingen som sendes ut senest ti dager før generalforsamlingen. Aksjeeiere som ønsker elektronisk kommunikasjon mottar brev/innkalling som e-post. På fysiske generalforsamlinger kan en ikke foreslå nye saker, med unntak av valgene til styret, der en kan komme med benkeforslag til andre kandidater enn det innkallingen foreslår. Styret har tatt initiativ til sommerfest og pallekarmhage som i tillegg til dugnadene hver vår og høst er tiltak for å bidra til informasjonsutveksling på alle mulige måter både hit og dit.

6) Fryseboks

Det er tillatt å sette en egen fryseboks/kjøleskap i kjellerbod, og koble denne til boligselskapets felles strømnett. Det betales en rund fast sum på 50 kroner per måned for bruk av fellesskapets strøm. Meld fra til styret eller forretningsfører når fryseren er på plass eller når den settes på flyttelasset.

Inntektene fra slike hvitevarer framkommer i regnskapet, i år under note 2 for «Innkrevde Felleskostnader», pålydende 6.260.

7) Vedlikehold

Styret vedlikeholdsstrategi er veldig enkel og er i tråd med det som er vanlig i borettslag. De store oppgavene så som tak, fasader og lignende blir gjennomført når det er nødvendig og finansieres med oppsparte midler og/eller låneopptak etter innhenting av tilbud fra flere seriøse leverandører.

Det er ikke laget en generell vedlikeholdsplan, men styret, som har ingeniørfaglig og praktisk kompetanse, sammen med vaktmester gjennomfører inspeksjoner og kontroller på bygg og anlegg, samt at beboere gir tilbakemelding på feil og mangler. Ved behov blir fagkompetanse brukt for å undersøke/vurdere hva som eventuelt må gjøres av reparasjon/vedlikehold.

Det blir innhentet pristilbud på fra minst to leverandører som grunnlag for styrets beslutning. Ved større prosjekter blir det lagt frem for generalforsamling for godkjenning.

En generell vedlikeholdsplan er ofte laget etter en fast mal og av konsulenter som ikke har inngående kjennskap til bygg og tekniske anlegg. Den har derfor begrenset verdi for arbeidet med vedlikehold i boligselskapet. Spesialfirma på ulike områder kan gi mye bedre informasjon til styret på hva som må gjøres.

Vårt boligselskap har noen utfordringer i forhold til vedlikehold og kostnadene knyttet til det. Bygningsmassen er stor og utstrakt i forhold til antall boenheter (76) med rør innvendig og utvendig, utstrakt ledningsnett og store takareal med relativt flate tak. Videre begynner bygningsmassen (1958) og installasjoner å eldes.

Rør

Men samtidig er vi heldig, bygningsmassen er bygget på femtitallet, da kvaliteten på for eksempel vann- og avløpsrørene var mye bedre på grunn av større veggtykkelse enn «moderne» rør fra utpå sekstitallet og fremover. Rørene fra femtitallet har en levetid på inntil hundre år. I tillegg har vi bare to etasjer og dermed mindre innvendig slitasje på soilrørene (avløpsrørene). 

Likeledes ser det ut til at kvaliteten på håndverkerarbeidet som ble utført har vært meget god på den tiden. Styret har ikke registrert brudd/lekkasjer knyttet til vann- og avløpsrørene.

På varmerørene til radiatorene har vi tidligere hatt mindre lekkasjer på stengekraner i kjellerne. Disse kranene ble derfor skiftet ut sommeren 2020.

Skåreråsen III Borettslag, bygget i 1966, fikk gjort en undersøkelse av vann- og avløpsrørene i 2020. Rapporten «Tilstandsvurdering av vann- og avløpsrør» Skåreråsen III Borettslag 29.06.2020 utført av SINTEF. Rapporten kan du laste ned her.

Undersøkelsen er gjort på et utvalg av rørprøver fra bygget, som er fra 1966. Det er ca 7 år nyere enn vårt, men rapporten burde likevel ha stor gyldighet for tilstanden på våre vann- og avløpsrør.

Konklusjonen i rapporten er at vannrørene har en antatt restlevetid på mer enn 50 år og på avløpsrørene en antatt restlevetid på 15-50 år.

Fasader

I 2009 ble det gjennomført et vedlikeholdsprosjekt som omhandlet maling av fasader. Kostnadene ble så høye at husleia ble satt opp med 20 prosent. Siden da har husleia ligget i ro, og bare de spesifiserte postene er justert i henhold til kostnad. Ved oppussing den gangen ble ikke alle utvendige deler tatt med, så som vinduer og balkongrekkverk. Meningen at hver enkelt kunne engasjere firmaet for å male vinduene. Det ble ikke gjort alle steder.

Styret mener at ved neste fasadeoppussing så må alle utvendige deler tas med, med for eksempel egeninnsats når det gjelder innvendig maling av balkongrekkverk.

Tilstanden nå på fasadene er brukbar, det sorte belegget i skyggepartier er alger/sopp som gror godt på moderne malingstyper med lavt giftinnhold. Svertesopp er en samlebetegnelse på en rekke muggsopparter som har mørk til svartlig farge.

Restriksjoner på bruk av kjemikalier som er skadelig for miljøet gjør at maling ikke inneholder like mye giftstoffer som før. Tungmetaller som sink, kvikksølv, bly, arsen, krom og tinn som før ble brukt i maling, er nå strengt regulert. Svertesopp er primært et estetisk problem som gjør at huset ditt ser skittent og dårlig vedlikeholdt ut. Den har vært et tiltagende problem de siste 20 årene, og mange er plaget av det.

Styret har algefjernemiddel som sprøytes på, og vaskeutstyr til høytrykksspyler med langt skaft til utlån.

Tak

Vi har hatt noen taklekkasjer på to-tre steder og disse lekkasjene knytter seg ofte til svake punkter med rørgjennomføringer for ventilasjon. Det er reparert med forsterkninger av pappen på disse stedene.

Tilstanden på takene ble sjekket med en visuell inspeksjon i april 2019 og konklusjonen fra fagmannen var at tilstanden på takene generelt var god og holdt ennå noen år til. Bilder av taket som ble tatt under inspeksjon ligger på nettsiden vår.

Selv om tilstanden generelt er god, så er det alltid fare for mindre lekkasjer på et slikt relativt flatt tak, blant annet i forbindelse med rørgjennomføringer, på grunn av bevegelse i selve taket.

Takfirmaet vi pleier å bruke har nå innskjerpet HMS-reglene for takarbeid. De forlanger stillaser for å gå opp på taket, selv for en liten inspeksjon. Styret har derfor besluttet å innhente pristilbud på nye tak med beslag og takrenner. Planen er å legge det fram for neste generalforsamling. Ved eventuell lekkasje må styret varsles snarest mulig.

Vedlikehold de siste årene

I årsrapporten som følger innkallingen til hvert årsmøte er det en tabell som viser hva som er utført  vedlikehold/rehabilitering de siste årene. Årsrapporten finner dere på nettsiden vår.

Økonomien til boligselskapet er god. I perioden 2014-2020 har boligselskapet brukt til sammen 8 141 670 kr på vedlikehold og rehabilitering inklusive enøkprosjekt med bergvarmepumper.

Det siste her er bl.a. nye hovedinngangsdører med videocalling, nye inngangsparti og branndører til kjellere (2014-2015), asfaltering av stikkveier (2017) og nytt fyranlegg med varmepumper, 12 borebrønner (300m), nye sirkulasjonspumper og avfuktere i alle tørkerom vaskeri (2019).

I fjor ble stengekranene på varmerørene til radiatorene skiftet ut.

I år er trapp foran inngangsdører pusset, og ødelagte rister er erstattet med nye.

Samtidig ble murpipen til fyranlegget i PH 46 reparert.

I uke 43, 25.-28.oktober 2021, skal ventilasjonskanalene fra kjøkken og bad renses av firmaet Power Clean. Firmaet sender ut informasjon til beboerne/sameierne om når og hvordan arbeidet kommer til å bli utført. Det vil bli tilsendt ca. 2 uker før arbeidet påbegynnes. Det forutsettes at ventilasjonskanaler og rør er hele og uskadde. Alle rensepunkter/kanaler for ventilasjon i bygning/er og leiligheten/ene må være tilgjengelige.

Videre er styret i ferd med å bestille nye postkasser.  

8) Pallekarmhage og uteområde

Beplanting med trær og busker er ikke tilfeldig plassert, men tilpasset eksisterende trerekker langs eiendomsgrensen.

Etablering og flytting av parsellhagene ble godkjent på generalforsamlingene i 2016 og 2018. Pallekarmhagen ble anlagt fordi styret ønsket å bidra til møteplasser slik at beboerne kunne bli bedre kjent med hverandre og utnytte deler av utearealene til dyrking av grønnsaker og andre vekster. Responsen fra etableringen har vært god og fungert etter hensikten.

Se for øvrig fjellhushaugen.no (http://fjellhushaugen.no/1046/arkiv/parsellhagen-pa-fjellhushaugen) for kort historisk gjennomgang av pallekarmhagens utvikling fra 2016 av. Brukere av pallekarmhagen har opprettet en egen Facebook-side; «Parsellhage i Fjellhushaugen boligselskap».

***